ノウハウ

2019.01.11

創業時の事務、クラウドサービスを活用して効率的にデータ管理をしよう!

ひと昔前まで会計ソフトといえば紙製のパッケージに入ったCD-ROMであり、PCにインストールするものが主流でした。ところが、今ではクラウド会計ソフトがすっかり市民権を得て、記帳作業をすべてウェブ上で行えることも可能になっています。このような便利なサービスは日々リリースされています。今回は、会計ソフトをはじめ、請求管理、勤怠管理など創業時に活用したいクラウドサービスについて紹介します。

スマホ撮影した領収書をクラウド会計で自動仕訳

クラウド会計が便利な点として、アクセスが特定のPCだけでなく、スマホなど、ウェブを閲覧できるデバイスであれば、どこからでも利用できる点が挙げられます。

クラウド上にデータを置くと、それが消失するリスクを感じて不安を覚える人もいるようですが、クラウドサービスを提供する会社のサーバーより自身のPCの方が堅牢だという人を除いては、杞憂といえるのではないでしょうか。

クラウド会計でぜひ活用したい機能が、銀行データなどの自動取り込み機能です。これは、日々の入出金データが自動でクラウド会計に取り込まれ、必要な仕訳を提案してくれる機能です。経費などの勘定科目に誤りがなければ、承認ボタンを押して記帳完了です。

また、領収書などをスマホで撮影してクラウド会計にアップロードすれば、OCRで認識して仕訳の提案をしてくれるます。コンビニで買った文房具や切手などのレシートを1枚ずつ手入力するのは大変な作業ですが、クラウド会計であれば数枚のレシートをまとめて撮影してアップロードするだけで、仕訳まで作成できるのです。

請求管理は会計ソフトと連動させると便利

請求書はExcelで作成して印刷するという会社はまだまだ多いでしょう。しかし、得意先が増えてくると、これも手間と時間のかかる作業となります。こうした作業を効率化してくれるのがクラウド請求管理ツールです。

請求管理ツールを使うと、請求書を作成できるのはもちろん、請求書の発送まで自動化できるのです。得意先が「電子請求書(PDF)でOK」という場合はメールで、「紙の請求書でないとダメ」という場合には郵送代行を利用して、自動送付することができます。

また、請求管理では入金消込も重要な作業です。これに関しても、請求管理ツールなら入金データを取り込むことによって自動で行ってくれます。口座振替や銀行振込のほか、クレジットカード決済にも対応可能になります。

これら売掛金発生から入金消込までの一連の情報を会計ソフトに連動させるのが最近の請求管理ツールの主流です。この合わせ技により、財務まわりの事務がかなり軽減されるでしょう。

勤怠管理ツールは打刻や給与計算ソフトへの連携が可能

勤怠管理も従来はタイムカードや手書きの台帳で行うのが主流という時代がありました。しかし、クラウド勤怠管理ツールなら、従業員が持っている交通系ICカードや社員証をスマホにかざして出退勤時間を打刻することが可能になります。

また、残業や休日出勤などの申請および承認もツール上で行うことができ、従業員にとっても経営者にとっても作業の効率化につながっています。一定の残業時間を超えた場合にアラートを出したり、従業員が提出する日報と連動させたりする機能などもあります。

もちろん、勤怠データはCSV形式で出力し、給与計算ソフトなどに取り込むことが可能。作業の効率化とともに、従業員の残業時間などコンプライアンス面での管理にも役立てたいところです。

ペーパレス経理も目指すなら電子帳簿保存法に注目

以上のような自動化が進むと、ペーパレス経理も視野に入ってきます。しかし、所得税や法人税、消費税の申告においては帳簿や書類を紙で保存することが原則となっています。つまり、勝手に帳簿や書類を電子化することはできないのです。

そのため、紙をなくして電子データだけを残したいという場合には、電子帳簿保存法(スキャナ保存制度)に従い、税務署に承認申請を出してから行う必要があります。この制度では帳簿や書類の種類に応じて、タイムスタンプの付与や検索の要件などが定められています。

クラウドツールの中にはこうした要件まで考慮されたものもあるので、ペーパレス経理を目指すのであれば、合わせて確認しておきましょう。

関連する記事